Politique de confidentialité candidat
Edition 2018-04
PROXIEL
PROXIEL propose des services informatiques et des solutions à des clients professionnels. PROXIEL est active uniquement sur le marché B2B et ne propose pas de services à des particuliers.
Cette politique de confidentialité documente la politique vie privée de PROXIEL en tant que responsable de traitement, c’est-à-dire pour les traitements pour lesquels PROXIEL définit les finalités et les moyens du traitement.
Dans le cadre de son activité, PROXIEL collecte, stocke et utilise des données liées à des personnes pour la procédure de recrutement.
Cette politique de confidentialité concerne ce traitement et est conforme à la Réglementation Générale sur la Protection des Données (RGPD).
Version du document
Edition | Modification |
2018-04 | Version originale |
Considérations générales
Quelles données personnelles sont collectées sur les candidats pendant la procédure de recrutement ?
Pour chaque candidat, PROXIEL peut collecter les informations suivantes :
Nom, prénom
Date de naissance
Genre
Pays de résidence
Langue principale
Compétences linguistiques
Titre du job proposé
Titre du job standard
Numéro de téléphone (professionnel, mobile et privé)
Adresse postale (professionnel, privé)
Adresse email (professionnel, privé)
Nom de la société
Niveau de formation
Formations et certifications
CV (source + info)
Intérêts personnels (sports, arts, ...)
Expérience professionnelle
Photo
Document : CV
Document : Diplôme, lettre de motivation
Document : Photo
Document : Copie de la carte d’identité (dans certains cas uniquement)
Pourquoi PROXIEL collecte et utilise ces données personnelles ?
PROXIEL garde des données sur les professionnels qui recherchent du travail.
Ces données personnelles ne sont utilisées que pour évaluer la capacité d’un candidat (formation, expérience…) à occuper un poste proposé par PROXIEL ou par l’un de ses clients. Cela implique les traitements suivants :
Communiquer vers les candidats (demande complémentaire, résultat d’interview, informations sur une mission…)
Transférer les données personnelles d’un candidat (CV, contact…) à un client en vue d’une mission
Gérer les documents des candidats (photo, diplôme, lettre de motivation…)
Gérer les CV des candidats
Gérer les rapports d’interview
Gérer les résultats des résultats des tests techniques
Si le profil d’un candidat correspond à la recherche, il sera contacté par l’équipe de recrutement pour discuter de l’opportunité. Si le candidat accepte de postuler, son CV sera proposé au client.
Les données sur les candidats ne sont utilisées que pour ces finalités.
Comment PROXIEL collecte ces données personnelles ?
PROXIEL récolte des données sur les candidats via différentes sources d’information :
Les candidats envoient un mail à l’adresse recrutement-proxiel@proxiel.com ;
Les candidats postulent pour des jobs sur un des sites de PROXIEL, en réaction aux offres d’emploi ;
Les candidats publient leur profil sur des sites spécialisés comme LinkedIn.com, monster.be, monster.fr, monster.lu, ICTjob.be;
Un partenaire (Agence de recrutement spécialisée) fournit les informations de candidats à PROXIEL;
Un employé ou un consultant donne à PROXIEL les informations d’un candidat (via le département recrutement) (co-optation) ;
Les candidats passent des entretiens ;
Les candidats passent des tests techniques.
Qui traite les données personnelles des candidats ?
Le département recrutement de PROXIEL est le destinataire principal des données personnelles des candidats pour les finalités décrites plus haut dans cette politique de confidentialité. Pendant la procédure de recrutement, il est possible que la candidature soit également transférée au commercial en charge du client de PROXIEL et au client lui-même.
Chaque employé ou consultant de PROXIEL a signé une politique de confidentialité et de protection des données pour assurer que les traitements effectués dans la société ne sont effectués que pour les finalités définies par PROXIEL et le client.
Les clients de PROXIEL qui cherchent des consultants sont considérés comme sous-traitants et ne sont pas autorisés à transférer les données des candidats à des tiers ou à les utiliser pour une autre finalité que d’évaluer les compétences d’un candidat à accéder à l’emploi proposé. En tant que sous-traitants, ils garantissent de mettre en place toutes les mesures techniques et organisationnelles nécessaires pour protéger les données tel que l’exige le Règlement Général sur la Protection des données (RGPD) qui remplace la directive sur la protection des données 95/46/CE.
Comment PROXIEL collecte et stocke les consentements des candidats ?
Chaque candidat est clairement informé des utilisations qui peuvent être faites de ses données personnelles au moment où celui-ci les fournit et tel que décrit dans cette politique de confidentialité.
Après le premier contact, le candidat sera invité à donner son consentement explicite pour le traitement de ses données via le formulaire en ligne. Ce consentement sera conservé dans le système de PROXIEL. Si PROXIEL ne récupère pas le consentement du candidat, alors ses informations ne seront ni conservées, ni traitées.
Combien de temps PROXIEL garde-t-elle les données personnelles des candidats et sur quelle base légale ?
Après avoir reçu le consentement du candidat, PROXIEL garde les données pendant 2 ans sur base des recommandations des autorités compétentes et du consentement explicite du candidat.
Droit des personnes concernées ?
Dans le respect du Règlement Général sur la Protection des Données personnelles (RGPD), les utilisateurs ont les droits suivants en ce qui concernent les données que PROXIEL collecte à leur sujet :
Droit d’accès
Droit à la rectification
Droit d’effacement (droit à l’oubli)
Droit à la limitation
Droit à la portabilité
Pour toute demande qui concerne ces droits, les utilisateurs peuvent envoyer un mail à recrutement-proxiel@proxiel.com avec l’objet de sa demande. PROXIEL répondra à la demande adressée en rapport avec les droits énumérés ci-dessus endéans un mois calendaire après réception de la demande. Si PROXIEL reçoit de nombreuses demandes ou des demandes complexes, le temps de réponse peut augmenter pour un maximum de 2 mois supplémentaires.
Pour des raisons de sécurité, pour chaque demande en rapport avec ces droits, PROXIEL procédera à une vérification de l’identité de la personne qui soumet la demande. Pour ce faire, la personne concernée sera invitée à faire l’une de ces deux actions :
Envoyer une copie d'un document officiel (carte d'identité, passeport) et une copie d'une facture de service (téléphone, électricité...) qui mentionne clairement le nom et l'adresse de la personne concernée.
Téléphoner à PROXIEL qui procédera à une vérification téléphonique strict qui consistera à comparer les réponses fournies par l’utilisateur avec les informations dont ils disposent.
PROXIEL répondra à la demande seulement après une identification positive.
Sous-traitant ?
PROXIEL ne partage pas de données personnelles avec d’autres entreprises , à l’exception des sous-traitants identifiés. Lors de la procédure de recrutement, les sous-traitants des données personnelles des candidats sont :
Les clients de PROXIEL qui recherchent des consultants
Microsoft Dynamics CRM
Microsoft Office 365
L’hébergement du site Web est confié à la société iKoula.
En tant que sous-traitants, ils garantissent avoir mis en place toutes les mesures techniques et organisationnelles nécessaires pour protéger les données tel que l’exigence le Règlement Général de la Protection des Données Personnelles (RGPD) qui remplace la directive 95/46/CE.
Informations techniques sur les mesures de sécurité
Liste des mesures de sécurité
PROXIEL utilise une infrastructure informatique en réseau, permettant à son personnel d'interagir en interne et avec des tiers, et d'utiliser des applications et des services. PROXIEL a mis en place différentes mesures de sécurité couvrant les domaines suivants :
Sensibiliser les utilisateurs
Authentifier les utilisateurs
Gérer les habilitations
Tracer l'accès et gérer les incidents
Sécuriser les postes de travail
Sécuriser l'informatique mobile
Protéger le réseau informatique
Sécuriser les serveurs
Sécuriser les sites Web
Enregistrer et planifier la continuité des activités
Archiver en toute sécurité
Encadrer la maintenance et la destruction des données
Gérer la sous-traitance
Garantir la sécurité des échanges avec d'autres organisations
Protéger les locaux
Encadrer les développements informatiques
Crypter, garantir l'intégrité ou signer
PROXIEL test et améliore ces mesures de manière continue.
Brèche de sécurité
Détection d’une brèche de sécurité
Tout événement présentant une menace potentielle pour les données personnelles doit être considéré comme une atteinte à la sécurité. Une menace peut être de différentes natures : perte, modification, corruption ou exposition à des tiers.
Voici quelques exemples d’événements qui doivent être considérés comme une menace :
Intrusion d'un tiers dans le réseau de l'entreprise
Infection d'un ou plusieurs appareils par un logiciel malveillant, y compris un virus, un rootkit, ...
Perte d'une clé USB contenant des fichiers contenant des données personnelles.
Perte d'un PC, d'une tablette ou d'un smartphone contenant ou pouvant accéder à des fichiers contenant des données personnelles.
Brèche de sécurité dans l'un de nos Data Processors
PROXIEL a pris un certain nombre de mesures pour détecter ces événements sans délais.
Évaluation des risques
Lors de l'analyse des risques, PROXIEL identifie d'abord les dommages potentiels (dommages physiques, matériels ou moraux) associés à une activité de traitement. Ensuite, nous évaluons la gravité des dommages qui pourraient en résulter. Enfin, PROXIEL évalue la probabilité de l'événement en analysant les vulnérabilités de leurs systèmes et opérations ainsi que la nature des menaces. Les risques sont catégorisés par «risque élevé», «risque» et «risque faible».
Notification des brèches de sécurité aux autorités compétentes
Si la brèche de sécurité peut entraîner une menace pour les personnes concernées, telles que, par exemple, vol d'identité, fraude, perte financière ou impact sur l'influence, PROXIEL en informera les autorités.
Cette notification doit avoir lieu dans les 72 heures suivant l'identification positive de la menace de sécurité. Si ce délai est dépassé, le délai supplémentaire doit être justifié.
Notification des brèches de sécurité aux personnes concernées
Si le risque pour les personnes concernées est jugé élevé, elles doivent également être informées. En cas de doute sur le degré de risque, les autorités peuvent être contactées pour vérification.
Si la situation nécessite une notification aux personnes concernées, il faut également leur fournir des directives sur la façon d'atténuer le risque.
Définitions
Responsable de traitement
"Responsable de traitement" désigne la personne physique ou morale, l'autorité publique, l'agence ou tout autre organisme qui, seul ou conjointement avec d'autres, détermine les finalités et les moyens du traitement des données à caractère personnel., le responsable de traitement (ou les critères de nomination du responsable de traitement) peuvent être désignés par ces lois."
GDPR, Art.4 (7)
Sous-traitant
"Le sous-traitant est une personne physique ou morale, une autorité publique, une agence ou tout autre organisme qui traite des données à caractère personnel pour le compte du responsable du traitement."
Un employé du responsable de traitement de données n'est pas considéré comme un sous-traitant.
GDPR, Art.4 (8)
Traitement
« Un traitement désigne toute opération ou ensemble d'opérations effectuées sur des données personnelles ou des ensembles de données personnelles, que ce soit par collecte, enregistrement, organisation, structuration, stockage, adaptation ou altération, récupération, consultation, utilisation, divulgation par transmission, diffusion ou mise à disposition, alignement ou combinaison, restriction, effacement ou destruction."
GDPR, Art.4 (2)
Données personnelles
"Données à caractère personnel : toute information relative à une personne physique identifiée ou identifiable ("personne concernée"), une personne identifiable pouvant être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu'un nom, un numéro d'identification , les données de localisation, les identifiants en ligne ou un ou plusieurs facteurs spécifiques à l'identité physique, physiologique, génétique, mentale, économique, culturelle ou sociale de cette personne."
Source: GDPR, Rec.26; Art.4 (1)
Données personnelles sensibles
“ Données personnelles sensibles : données personnelles, révélatrices d'origine raciale ou ethnique, opinions politiques, croyances religieuses ou philosophiques, appartenance à un syndicat, données sur la santé ou la vie sexuelle et l'orientation sexuelle, données génétiques ou données biométriques. sont traitées séparément (le droit pénal ne relevant pas de la compétence législative de l'UE). "
Source: GDPR, Rec.10, 34, 35, 51; Art.9 (1)
Document de référence
Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46 / CE (Règlement général sur la protection des données) http://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2016/679/oj
Autorités compétentes en matière de protection de la vie privée
France
Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL)
3 Place de Fontenoy
TSA 80715
F-75334 Paris Cedex 07
France
Téléphone +33 1 53 73 22 22
Europe
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